Was sind die Vorteile der papierlosen Arbeitsplatz

? Ersten Menschen ins Gespräch über das papierlose Büro in den 70er Jahren. Bis vor kurzem war es nur ein Traum zu denken, dass Sie ein Unternehmen ohne Papierdokumente laufen könnte . Heute ist es eine Realität , dank kostengünstige Datenspeicher und schneller Netzwerkfähigkeiten. Ein papierloses Büro bezieht sich auf mit Computer Speicher für Dokumente , und wenn richtig umgesetzt hat das Verfahren viele Vorteile. Zugang zu Dokumenten Überall

Mit Papier in einem Aktenschrank , muss eine Person im Büro sein , um das Dokument zu öffnen , oder er muss die Datei mit sich zu nehmen . Ein papierloses Büro erlaubt Arbeitnehmern, Dokumente von überall , die einen Computer -Anschluss, einschließlich einer Smartphone verfügt zugreifen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern , effizienter zu sein , wenn in abgelegenen Gebieten.
Dokumente können leicht entfernt

Teil der Schaffung einer papierlosen Büro ist , um zu bestimmen , wie die Dateien sein benannt. Dann können Sie ganz einfach suchen Sie eine Datei nach Dateiname . Wenn Sie nicht wissen, den Dateinamen , können Sie eine Suche nach bestimmten Schlüsselwörtern im Dokument durchführen können , und suchen Sie es so. In einem Geschäft, das mit Kontonummern oder RechtsverfolgungsnummernDokumente beschäftigt , können Dokumente gesucht und einfach durch diese Zahlen abgerufen werden. Ein Dokument kann durch einen Namen oder eine Stadt des Wohnsitzes ohne verschiedene Dateien für jede Kategorie referenziert werden.
Sicherer und sicherer Dokumente

Wichtige Dokumente in ein Aktenschrank könnte für immer zu einem Brand oder einer anderen Katastrophe verloren. Paperless Dokumente elektronisch gespeichert sind, können leicht gesichert werden, auf. Die Sicherung kann Offsite- und weg von Ihrem Büro. Mit gesicherten Dokumente können schnell und effektiv sein kann, wieder zum Laufen. Zerstörung von Papierdokumenten konnte die Zerstörung Ihres Unternehmens und Einnahmequelle bedeuten . Mit der richtigen Sicherheitsmaßnahmen , ist es schwieriger für jemanden, der in elektronische Dateien einbrechen und stehlen sie , als in einem Büro einbrechen und stehlen vertrauliche Kunden-oder Client-Informationen .
Überlegungen

Verwenden Sie mindestens zwei Sicherungskopien Ihrer Dokumente mit einem Offsite . Verwenden Sie professionelle Software gemacht für ein Büro , um Ihre papierlose Dokumente zu erstellen. Haben Sie einen Prozess zur älteren elektronischen Dokumente in einer erkennbaren Weise archivieren und zu benennen , vielleicht das Erstellungsdatum Einbeziehung als Teil des Namens. Immer verschlüsseln sensible Daten zu schützen. Beachten Sie jedoch, Papierkopien von professionellen Lizenzen und bestimmte signierte Dokumente .